Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018, apportant un cadre légal renforcé pour la protection des données à caractère personnel au sein de l’Union européenne. Ce texte vise à assurer une meilleure transparence et un meilleur contrôle pour les citoyens quant à l’utilisation de leurs données. Il renforce également les responsabilités des entreprises et organisations qui traitent ces données, avec des sanctions financières pouvant aller jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial. Dans cet article, nous allons analyser les principales nouveautés introduites par le RGPD concernant les responsabilités des sociétés et les enjeux juridiques associés.
1. Le renforcement du rôle du responsable de traitement
Le RGPD met l’accent sur la notion de responsabilité (ou accountability en anglais) en demandant aux entreprises de mettre en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la protection des données. Le responsable de traitement, c’est-à-dire la personne physique ou morale qui détermine les finalités et les moyens du traitement, doit désormais être en mesure de démontrer la conformité avec le RGPD.
Cela implique notamment l’établissement d’une politique de protection des données, la réalisation d’une analyse d’impact sur la protection des données (AIPD) pour les traitements présentant un risque élevé, la tenue d’un registre des traitements et la désignation d’un délégué à la protection des données (DPO) dans certaines situations. Les entreprises doivent également mettre en place des mécanismes de protection des données dès la conception (privacy by design) et par défaut (privacy by default), ainsi que des procédures pour gérer les violations de données.
2. La coopération avec le sous-traitant
Le RGPD renforce également les obligations du sous-traitant, c’est-à-dire la personne physique ou morale qui traite les données pour le compte du responsable de traitement. Le sous-traitant doit notamment garantir la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données, informer le responsable de traitement en cas de violation de données et ne pas faire appel à un autre sous-traitant sans l’autorisation préalable du responsable.
La relation entre le responsable de traitement et le sous-traitant doit être encadrée par un contrat écrit, qui précise notamment les finalités et les moyens du traitement, les garanties apportées par le sous-traitant en matière de protection des données et les conditions dans lesquelles le sous-traitant peut faire appel à un autre sous-traitant.
3. Les droits renforcés des personnes concernées
Le RGPD accorde une importance particulière aux droits des personnes dont les données sont traitées, notamment le droit d’accès, le droit de rectification, le droit à l’effacement (ou droit à l’oubli), le droit à la limitation du traitement, le droit à la portabilité des données et le droit d’opposition. Les responsables de traitement doivent mettre en place des mécanismes permettant l’exercice de ces droits et informer les personnes concernées de manière claire et transparente sur leurs droits et les modalités d’exercice.
Les entreprises doivent également être en mesure de répondre rapidement aux demandes des personnes concernées, dans un délai maximum de un mois (pouvant être prolongé de deux mois supplémentaires en cas de demande complexe). En cas de non-respect de ces obligations, les entreprises s’exposent à des sanctions financières pouvant aller jusqu’à 2 % du chiffre d’affaires annuel mondial.
4. Les transferts internationaux de données
Le RGPD encadre strictement les transferts internationaux de données, c’est-à-dire les transferts de données à caractère personnel vers des pays situés en dehors de l’Union européenne. Ces transferts ne sont autorisés que si un niveau de protection adéquat est garanti, soit par la législation du pays destinataire, soit par des mécanismes tels que les clauses contractuelles types ou les règles d’entreprise contraignantes (BCR).
Les entreprises doivent donc vérifier que les conditions pour un transfert international sécurisé sont remplies avant d’engager un tel transfert. En cas de non-respect, elles peuvent être sanctionnées par des amendes pouvant atteindre 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial.
5. Les sanctions en cas de non-conformité au RGPD
Le RGPD prévoit un régime de sanctions renforcé pour les entreprises qui ne respectent pas leurs obligations en matière de protection des données. Les autorités de contrôle, telles que la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) en France, disposent désormais d’un pouvoir de sanction accru, avec des amendes pouvant aller jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial ou 20 millions d’euros, selon le montant le plus élevé.
Les sanctions peuvent être prononcées en cas de violation des principes du RGPD (licéité, loyauté, transparence, limitation des finalités, minimisation des données, exactitude, limitation de conservation), du non-respect des droits des personnes concernées ou du non-respect des obligations relatives aux transferts internationaux ou à la coopération avec les autorités de contrôle.
6. L’importance d’une démarche proactive de mise en conformité
Pour faire face aux nouvelles responsabilités et aux enjeux juridiques liés au RGPD, il est essentiel pour les entreprises d’adopter une démarche proactive et structurée de mise en conformité. Cela implique notamment la réalisation d’un diagnostic pour identifier les actions à mener, la formation des collaborateurs sur les enjeux du RGPD, la révision des contrats avec les sous-traitants et la mise en place d’une gouvernance interne dédiée à la protection des données.
La mise en conformité avec le RGPD est un processus continu qui doit être adapté en fonction de l’évolution des activités de l’entreprise et des recommandations des autorités de contrôle. Il est donc essentiel de rester informé et d’anticiper les évolutions législatives et réglementaires en matière de protection des données.
Face aux défis posés par le RGPD, les entreprises ont tout intérêt à se faire accompagner par des professionnels du droit spécialisés dans la protection des données, tels que des avocats ou des délégués à la protection des données, afin de bénéficier d’une expertise juridique et technique adaptée à leurs besoins.